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物业品质部资料、档案管理规定

1 目的

为了妥善保管品质部相关文件，维护档案的完整和安全。

2 范围

程序文件、工作手册等文件，品质部的收、发文件，品质部日常相关记录表格，与物业管理有关的法律、法规。

3 职责

品质部资料管理员负责对资料进行收集，并对档案文件进行保管。

4 程序

1、质量手册、程序文件、工作手册等质量体系文件及与物业管理有关的法律、法规按《文件控制流程》和公司有关规定进行控制。

2、品质部所有来文由品质部资料员按内容、年限进行归类、编号、建档，并填写《文件清单》。

3、以品质部名义发出的文件由资料员对文件进行编号，电脑存档，进行发放，发放时应填写《文件发放／回收记录表》，请领取文件者签收。

4、品质部根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件：

5、防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。

6、防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。

7、防尘、防虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。

8、保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。

9、归档资料要进行登记，编制归档目录。

10、档案分类采取年度——组织——保管期限分类法：卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个张号。左侧装订的案卷，张号标注在每页。

相关表格

序号	名称	页数	备注
1	《查岗记录表》	1
2	《处罚通知单》	1
3	《月检记分表》	1
4	《纠正措施报告》	1
5	《安全（周）月检表》	2
6	《客户服务（周）月检表》	2
7	《保洁（周）月检表》	5
8	《内审报告》	1
9	《不合格处理单》	1
10	《内审检查表》	1
11	《员工培训档案》	1
12	《投诉、回访记录表》	1

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