1 目的
为了妥善保管品质部相关文件，维护档案的完整和安全。
2 范围
程序文件、工作手册等文件，品质部的收、发文件，品质部日常相关记录表格，与物业管理有关的法律、法规。
3 职责
品质部资料管理员负责对资料进行收集，并对档案文件进行保管。
4 程序
1、 质量手册、程序文件、工作手册等质量体系文件及与物业管理有关的法律、法规按《文件控制流程》和公司有关规定进行控制。
2、品质部所有来文由品质部资料员按内容、年限进行归类、编号、建档，并填写《文件清单》。
3、以品质部名义发出的文件由资料员对文件进行编号，电脑存档，进行发放，发放时应填写《文件发放／回收记录表》，请领取文件者签收。
4、品质部根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件：
5、防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。
6、防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。
7、防尘、防虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。
8、保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。
9、 归档资料要进行登记，编制归档目录。
10、 档案分类采取年度——组织——保管期限分类法：卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个张号。左侧装订的案卷，张号标注在每页。
相关表格
序号 | 名 称 | 页数 | 备注 |
1 | 《查岗记录表》 | 1 | |
2 | 《处罚通知单》 | 1 | |
3 | 《月检记分表》 | 1 | |
4 | 《纠正措施报告》 | 1 | |
5 | 《安全（周）月检表》 | 2 | |
6 | 《客户服务（周）月检表》 | 2 | |
7 | 《保洁（周）月检表》 | 5 | |
8 | 《内审报告》 | 1 | |
9 | 《不合格处理单》 | 1 | |
10 | 《内审检查表》 | 1 | |
11 | 《员工培训档案》 | 1 | |
12 | 《投诉、回访记录表》 | 1 |
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